イベント出店の外注/内製のメリットとデメリットって?

こんにちは、イッシーです。

イベント出店や展示会出展で「外注」するか「内製(社内だけで行うか)」と迷われたことはありませんか?

今回は迷われている企業の担当者様に向けて、それぞれのメリット/デメリットをまとめました。

イッシー

この記事はこんな人におすすめです!

  • イベント出店の外注を迷っている方
  • イベント出店の内製が不安な方
  • 外注/内製のメリット/デメリットが知りたい方

それでは外注と内製の違いと、イベント出店をするうえで意識しておきたい大前提までを解説します!

イベント出店の「外注」or「内製」を考える前の大前提

イベント会場

イベント出店は、企業マーケティングにおいて重要な、顧客との接点となります。

 

「外注」でも「内製」でも、大前提として「何故イベント出店をするかの目的を明確化」しましょう。

 

なぜなら「目的が明確」でないとモチベーションも上がらず、担当者としてのノウハウ(専門性)も身につきません。

さらに、顧客にPRや価値提供をするようなブースも作れない可能性が高いからです。

 

イベント出店決定からの流れを書いておきます。

①イベント出店の決定
②何故イベント出店をするのか、理由や目的を明確にする
③明確になった目的のためにリサーチを行う
④この時点でイベント出店を「外注」か「内製」するかを決める
⑤「外注」なら打ち合わせを行う、「内製」なら必要物の製作手配をする
⑥イベント出店する

目的が明確になることで「外注」or「内製」の判断材料が増え、いずれかを決定しやすくなるはずです。

 

イッシー
初めから「外注」「内製」を考えるのではなく、目的を達成するための手段として外注するか、内製するか、という話になります。

イベントテントの「外注/内製」とは?

イベント出店の「外注」とは、主にイベント会社や広告代理店などに、イベントに必要な準備から実行、現場管理までを一貫(もしくは一部)して依頼することです。

逆に「内製」というのは、自社でイベント出店に向けた事前準備から当日の管理実行までを行うことです。

大手企業なら「外注」「一部外注」が殆どだと思いますが、

中小企業であればイベント出店の担当者はそれぞれのメリット/デメリット踏まえ、判断する必要が出てくると思います。

それでは「外注」のメリット/デメリットから解説していきます。

イベント出店を外注する場合のメリット・デメリット

イベントの外注のメリット・デメリット

イベント出店の「外注」は、先にも説明したとおりイベント会社や広告代理店に依頼することが殆どです。

イベント自体を主催する場合、イベント機材のレンタル会社に依頼することもあるかもしれません。

それではまずメリットを解説します。

イベント出店:外注のメリット

「外注」のメリットは、以下の3つになります。

  1. 統一感があり安定してクオリティが高い仕上がりになる
  2. 社内の人間の作業が減り、実作業の人件費を抑えられる
  3. 様々な提案を貰え、トレンドが活きた新鮮な案を取り入れられる

やはり安定したクオリティの高さや、手間が少ないのは大きなメリットですよね。

それではそれぞれ細かく解説します。

統一感のあるクオリティが高い仕上がりになる

手作り感あるツールや急場しのぎで持ってきた什器を使ったブースやテントでは、出店の効果も半減してしまいます。

とくにブランディングを重視する企業なら尚更気をつける必要がありますよね。

専門の業者に依頼する「外注」であれば、一定のクオリティが保証される点がメリットといえます。

社内の人間の作業が減り、実作業の人件費を抑えられる

「外注」することで社内のイベント担当者の手間は大幅に削減されます。

「準備・手配・設営」などリサーチや稟議などには時間がかかるものです。

イベント当日までを任せることは少ないと思いますが、それ以外の社内人件費は抑えることができます。

様々な提案を貰え、トレンドが活きた新鮮な案を取り入れられる

イベント会社がもつ様々なノウハウや経験を活かすことができるので、その年のトレンドを踏まえた最新の魅せ方をブースに取り入れることができます。

ターゲットやイベント趣旨をしっかり外注先に伝え、ブランドに合ったマーケティングを行っていただく事も重要です。

イベント出店が初めての企業担当者でも、安心できますよね。

単発のイベントだけでなく、マーケティングから企画立案まで出来る外注先の場合は更なる販促効果が期待できます。

イベント出店:外注のデメリット

次は「外注」のデメリットも解説していきます。

  1. 外注コストが掛かってしまう。
  2. 外注先との相性によって、意図を汲み取ってもらえない場合もある
  3. 外注先の選定に時間が掛かる場合がある

以上、デメリットも3つ挙げられます。

外注コストが掛かってしまう

外注コストは当然ですが、「外注」する「コスト」が掛かります。

社内の人件費や固定費を抑えられたとしても、結果としてそれ以上にコストが掛かる場合もあります。

また、請負期間や外注先の事情でコストが上がってしまう可能性もあります。

「外注」先とのやり取りやマネジメントまでコストとして削減できるわけでは無いので、注意が必要です。

外注先との相性によって、意図を汲み取ってもらえない場合もある

外注先を初めて選定する場合、相性の良し悪しで、こちらの意図を汲み取って理解してもらえないこともあります。

これは自社の社員では無いので当然ではありますが、イベント出店をより効果的にするためには、「相性問題」も気にかけておくポイントです。

外注先の選定に時間が掛かる場合がある

上記2点のような「外注コスト」や「相性の問題」もあり、適当に選定したり1社だけの話を聞いて決定するのはリスクがあります。

少なくとも3~4社ほどに商談をする必要があると思われます。

選定までに掛かる時間や労力も一つのデメリットとしてあげられますね。

 

イッシー
「外注」する上で、外注先といかに密なコミュニケーションを取れるかが肝心だね!

社内でイベント出店を内製する場合のメリット・デメリット

イベント内製のメリット・デメリット

それではイベント出店を「内製」した場合のメリット・デメリットを見ていきましょう。

「内製」とは「基本的な機材手配などの準備(製作)・管理・当日の出店設営」などを自社で全て行うことを指します。

先にメリットから解説します。

イベント出店:内製のメリット

「内製」のメリットは、以下の3つが挙げられます。

  1. 自分たちのブランドイメージに近いものを作れる
  2. ノウハウが自社に蓄積される
  3. コストを抑えられる場合がある

詳しく解説していきます。

自分たちのブランドイメージに近いものを作れる

企業が持つそれぞれのブランド特色を知り尽くしているのは、やはり自社内の人間ですよね。

自分たちで什器製作業者やイベント用品製造業者に、ダイレクトに製作手配することでよりイメージに近いものを作れる可能性が高くなります。

ノウハウが自社に蓄積される

イベント出店に取り組む過程で、担当者には運営や手配の経験が蓄積されて、それがそのまま自社のノウハウとすることができます。

その過程そのものが企業としての財産となり、今後のリスクヘッジに繋がることもあります。

コストを抑えられる場合がある

「外注」した場合は「委託料」や「請負契約料」などのコストが高くついてしまう場合があります。

単発ではなく年間契約などの場合は1年を通しての固定費となることも……。

自社で「内製」されており、什器などを使い回す場合は「外注」より低コストになることも多いでしょう。

イベント出店:内製のデメリット

一方で、「内製」のデメリットはどうでしょうか。

主に以下の3つが挙げられます。

  1. 人件費などの固定費が掛かってしまう
  2. ノウハウの蓄積に時間が掛かる
  3. 業務が増え、社員やスタッフの負担が増える

それでは詳しく解説します。

人件費や管理費などの固定費が掛かってしまう

イベント出店を担当する社員やスタッフを雇うための人件費はもちろんのこと、什器やテントを管理する費用も掛かってきます。

「外注」した場合と比較して時間や労力がそれ以上に掛かってしまう可能性もあります。

ノウハウの蓄積に時間が掛かる

「内製」のメリットで挙げたノウハウの蓄積には、どうしても時間が掛かってしまいます。

年間のイベント出店の計画にもよりますが、単発で行う場合は「外注」のメリットの方が大きいといえるでしょう。

業務が増え、社員やスタッフの負担が増える

初めてのイベント出店の場合、それだけで社員を雇うというのはあまり無いケースです。

つまり既存の社員やスタッフに業務を掛け持ちしてもらう必要があります。

社員からすれば、通常業務とイベント出店業務を併行して進めるため、負担が増えることがあります。

 

イッシー
イベント出店のための負担増加で社員が辞めてしまったら本末転倒……。
社内の状況を無視した内製には気をつけよう!

イベント出店「外注」or「内製」メリット・デメリットのまとめ

イベントの外注・内製化のまとめ

イベント出店の「外注」「内製」、それぞれのメリット・デメリットをお伝えしました。

どちらにも長所・短所があり、会社の予算や人員の状況などによってもどちらが適しているか変わるため

「絶対に間違いないのはコレです!」と言い切れないところがあります。

 

予算はおりたけど、初めてのイベント出店で不安も大きい……。

出店ブースに必要な物をひとつひとつ揃えてたら、製作業者とのやり取りも大変……。

 

色々と悩みは尽きないと思いますが、「イベント出店の目的を明確」にした上で取組むことを忘れないでください。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

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